A adoção da Nota Fiscal Eletrônica, como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), começa a revolucionar as relações entre o Fisco e as empresas no Brasil.Poucos países conseguiram, na última década, avançar tanto como o Brasil na informatização das relações entre o Fisco e o contribuinte. É um movimento contínuo, que se acelera ano a ano. O exemplo mais claro do grau de sofisticação atingido é o modelo de declaração eletrônica adotado no País tanto para o Imposto de Renda da Pessoa Física quanto da Pessoa Jurídica, que se tornaram referências mundiais. Nesse momento, porém, o avanço desse processo depende de uma transformação radical em alguns dos pilares do sistema tributário brasileiro, entre os quais, está um documento vital para toda empresa e que serve de base de cálculo dos impostos em todas as esferas governamentais: a nota fiscal. Seu atual modo de emissão, circulação e arquivamento começa a ficar incompatível com um cenário empresarial e fiscal que exige cada vez mais agilidade e precisão.
Hoje as empresas são obrigadas a emitir suas notas fiscais de mercadorias e serviços em papel, devendo manter uma de suas vias à disposição do Fisco pelo período mínimo de cinco anos. Mesmo que a empresa consiga microfilmar todos esses documentos, ela não poderá abrir mão dos arquivos em papel. O resultado natural disso vem na forma de burocracia e altíssimos custos às organizações, que, todos os anos, precisam destinar mais recursos em papel, impressão, espaço físico para arquivamento e mão-de-obra envolvida no armazenamento e na consulta e digitação de dados. Alguns números sobre o volume de notas fiscais que documentam as operações comerciais entre empresas ajudam a entender melhor a dimensão do problema. Uma montadora como a Ford, por exemplo, emite anualmente 200 mil notas fiscais apenas com a comercialização de veículos, como conta o seu gerente de Assuntos Tributários, Walter Cappelletti. Já a Souza Cruz, um dos maiores grupos empresariais do País, tem que emitir, todos os dias, uma média de 30 mil notas fiscais com a venda de cigarros. Somente o Estado de São Paulo registra a emissão mensal de 60 milhões de notas por parte dos contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços, o ICMS.
A busca de soluções para modernizar não apenas as transações envolvendo notas fiscais, mas todo o conjunto de operações tributárias praticadas pelas empresas, estimulou, nos últimos anos, muitas discussões entre representantes da iniciativa privada e dos níveis Federal, Estadual e Municipal de governo. Foi com esse objetivo que se iniciou a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que vem sendo acompanhado de perto por milhares de empresários preocupados em reduzir a burocracia envolvida em suas obrigações acessórias. O SPED é uma iniciativa da Receita Federal e de órgãos fiscais estaduais para agilizar e padronizar o relacionamento entre o Fisco e o contribuinte por meio da centralização do fornecimento de informações das empresas. Ele prevê que as corporações encaminhem ao Fisco todos os seus dados tributários e contábeis, uma única vez, via on-line, por meio de formatos padronizados de demonstração. O lay-out para a geração, o armazenamento e o envio desses dados em meio digital está neste momento sendo definido. A partir do SPED, todos os órgãos governamentais – desde a Receita Federal e as Secretarias Estaduais de Fazenda, até a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e o Banco Central do Brasil (Bacen) – poderão acessá-los rapidamente, dispensando os contribuintes de se reportar, de forma complementar, em formulários específicos.
Três grandes áreas estão envolvidas no SPED: a Escrituração Contábil Digital, a Escrituração Fiscal Digital e a Nota Fiscal Eletrônica. Ousado no objetivo, mas complexo na sua operacionalização, o SPED surge como uma ferramenta promissora para a modernização da atividade empresarial. “O impacto do SPED sobre as empresas mercantis será tão grande quanto foi o do Sistema de Pagamentos do Brasil (SPB) para as instituições financeiras”, prevê Lucio Colangelo, diretor da área de Consultoria Empresarial da Deloitte. Às empresas preocupadas com os volumes de papel crescendo sem parar em seus arquivos, Colangelo tem uma boa notícia: das áreas que constituem o SPED, aquela que se encontra em estágio mais avançado de desenvolvimento é justamente a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
O projeto da NF-e consiste basicamente na substituição progressiva da atual nota fiscal em papel emitida nas operações entre empresas (modelos 1 e 1A) por uma documentação fiscal eletrônica. Inspirada em soluções pioneiras, do Brasil e do exterior, como a chamada "Factura Eletrônica”, implantada no Chile em 2003, o ICMS Eletrônico do Rio Grande do Sul, a Nota Fiscal Eletrônica de Contas Públicas da Bahia e o próprio SPB, a NF-e demandava, para ser viável, a criação de um padrão único de operação, que servisse a todas as instâncias de governo, como conta o diretor-adjunto da Diretoria Executiva da Administração Tributária da Secretaria da Fazenda de São Paulo, Newton Oller de Mello. Ele coordena o projeto da NF-e no Estado, que já destinou R$ 15 milhões para a montagem do sistema operacional e da infra-estrutura de recepção de notas eletrônicas. “Quando o modelo da nota fiscal eletrônica foi apresentado ao mercado, ficou clara a necessidade de que fosse um projeto nacional, com o envolvimento dos Estados”, afirma. A partir de então, o projeto da NF-e passou a envolver, além da Receita Federal, os governos dos Estados de São Paulo, Bahia, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Goiás e Maranhão. Para o sócio da área de Consultoria Tributária da Deloitte, Marcelo Natale, o SPED e a NF-e representam, além de muitas vantagens às empresas contribuintes – como agilidade, precisã e redução de custos (leia quadro à pág. XX) –, “um grande avanço para o processo de transparência nas relações tributárias no Brasil”, à medida que toda a demonstração contábil das empresas passará a ser apresentada eletronicamente. “No atual sistema, o contribuinte encaminha suas declarações de uma maneira indireta, por meio do preenchimento de declarações específicas pedidas pelo Fisco, as quais podem conter erros, voluntários ou involuntários. Além disso, os dados inseridos nessas declarações não podem ser encarados como espelhos da contabilidade da empresa. Agora o Fisco poderá fazer um acompanhamento on-line de toda a documentação fiscal e contábil da organização, tirando do contribuinte a possibilidade de errar, deliberadamente ou não”, explica.
O próprio Natale chama a atenção, no entanto, para alguns pontos sensíveis desse processo de transformação. “Toda mudança de paradigma impõe reflexões. A informatização dos sistemas de relacionamento com o contribuinte, embora seja indiscutivelmente positiva, pode ser um facilitador à criação de novos meios indiretos de fiscalização, com um inerente potencial invasivo ao contribuinte. Portanto, o Fisco terá uma responsabilidade extra no sentido de criar mecanismos para proteger o cidadão e evitar excessos que possam violar o sigilo fiscal e a privacidade tributária”. Por outro lado, ele lembra que o SPED e a NF-e podem minimizar uma questão crítica ao empresariado: a alta carga tributária. “É correto esperar que, com o aumento da eficiência na arrecadação, o Governo consiga reduzir o volume de tributos. A maior eficácia na cobrança faz com que todos paguem, e, como resultado, todos poderão pagar um pouco menos”, analisa o sócio da Deloitte.
As pioneiras A NF-e já é realidade para algumas organizações. Um projeto-piloto está vigorando desde abril, com a participação de 19 empresas – dos segmentos automotivo e de varejo, petróleo, gás, energia elétrica, saúde e telecomunicações –, que podem emitir à Secretaria da Fazenda de São Paulo, ainda em regime especial, cada uma de suas notas em dois modelos simultaneamente: o tradicional e o eletrônico. Desse grupo, cinco empresas – Ford, Souza Cruz, Volkswagen, Wickbold e Telefônica – iniciaram a emissão em abril. Para as demais, o final do prazo inicial de emissão estava previsto para 31 de julho. A partir de outubro, todas as organizações envolvidas no projeto emitirão apenas no novo padrão. O caso da Telefônica é uma experiência à parte nesse projeto, uma vez que envolve todos os usuários dos seus serviços, inclusive os residenciais. Apenas em abril e maio, 24,8 milhões de NF-es foram emitidas pela Telefônica, embora, nesse caso específico, ela só possa deixar de imprimir e encaminhar a nota fiscal ao usuário com a autorização expressa dele, que ainda poderá consultar sua versão eletrônica no site da prestadora ou da Secretaria da Fazenda. A Eletropaulo também deverá participar do projeto nos moldes da Telefônica, mas, nesse primeiro momento, a empresa está envolvendo apenas os seus clientes industriais.
Walter Cappelletti, responsável pelo projeto da NF-e na Ford, afirma que a NF-e permitirá à empresa focar melhor o seu próprio negócio. “A Ford entrou no projeto buscando algo novo, que pudesse reduzir a burocracia do Estado com relação às obrigações acessórias da empresa. E redução de burocracia traz também diminuição de custos”, explica Cappelletti. O caso da Toyota, que emite cerca de 40 mil notas fiscais por mês, exemplifica um paradigm inerente ao próprio sucesso de uma empresa que vem crescendo bastante no Brasil, especialmente nos últimos quatro anos: à medida que seu faturamento se expande, aumenta, na mesma proporção, a preocupação com o arquivo de documentos. “A NF-e oferecerá redução de custos no uso e na guarda de documentos, que hoje demandam muito espaço e papel, considerando que a Toyota também tem interesse na preservação do meioambiente”, afirma o chefe do Departamento de Faturamento e Cobrança da Toyota do Brasil, Rodolfo Cotta de Moura, que ressalta a parceria entre iniciativa privada e governo para o sucesso do projeto. “A experiência tem sido muito bem aceita não apenas pelas empresas, mas por todo o mercado, pois agilizará também o processo de transporte e de passagem pelas barreiras fiscais, colaborando até para a redução do Custo Brasil”.
Para Paulo Engler, gerente de Relações Institucionais da General Motors do Brasil, a NF-e é a concretização de um longo processo que já estava em curso. “Os sistemas de processamento de dados contábeis e fiscais das companhias já é todo informatizado e a troca de informações entre Fisco e contribuinte já vem ocorrendo eletronicamente. Os sistemas pré-existentes já caminhavam para ficar totalmente on-line com a Fazenda”, afirma. Engler acredita que a grande vantagem na NF-e está na agilização e precisão das operações. “Muitas contingências desaparecerão. O cancelamento de notas fiscais, por exemplo, comum hoje em dia, vai desaparecer”, afirma. Engler vai muito além na sua percepção sobre a importância das mudanças em curso. “O SPED e a NF-e são instrumentos essenciais para a reforma tributária”, afirma o executivo da GM, em referência a dois pontos que constam da proposta de emenda do deputado Virgílio Guimarães (PT-MG), autor da emenda constitucional da reforma tributária, que menciona os termos “sistema integrado de informações” (alínea “o” do artigo 55, parágrafo 2º, inciso 12) e “estabelecimento de câmaras de compensação para evitar o acúmulo de créditos” (alínea “f” do inciso 13). “A viabilização disso só é possível por meio da integração eletrônica. Sem a nota fiscal, a reforma ficará inócua”, afirma Engler.
A partir dos resultados do projeto-piloto do qual participam essas 19 empresas – todas signatárias de um protocolo de cooperação estabelecido em 23 de junho com a Receita Federal para a implementação do SPED –, pretende-se massificar a iniciativa da NF-e em São Paulo ao maior número possível de organizações, segundo Oller de Mello, da Secretaria da Fazenda do Estado, que prevê que, até o final de 2007, o novo sistema estará apto a receber 30 milhões de NF-es por mês, metade do volume atual de notas em papel. “Não temos a presunção de obrigar as empresas a adotar o sistema. A adesão será natural pelas próprias vantagens que a NF-e oferece, já que a redução de custos pode ser de 2% a 5% do total de faturamento da empresa”, avalia o diretor da Secretaria da Fazenda paulista. Ele avalia, entretanto, que, alguns segmentos específicos, como o de combustíveis, poderão ser obrigados a adotar mais cedo a NF-e, dado o seu potencial inibidor de fraudes. Para que a NF-e possa incluir também as pequenas e médias empresas, um software deverá ser disponibilizado pela Secretaria, até o final de 2007, para suportar a emissão de documentos conforme o novo modelo.
A implementação do SPED e da NF-e deverá exigir, por outro lado, que as organizações se preparem para um novo modelo de relacionamento com o Fisco. “As empresas terão que se estruturar tecnologicamente para atender aos novos requisitos”, prevê Lucio Colangelo, da Deloitte. Ele alerta que essas mudanças não se restringem a investimentos em tecnologia, como a implementação de um software que dê conta das notas tarefas, mas envolvem sobretudo mudanças de processos. “É fundamental o estabelecimento de uma infraestrutura segura de comunicações com o Fisco, baseada em tráfego de informações via internet assinadas digitalmente. Mas também é importante que os sistemas de processamento de transações sejam modificados para suportar a emissão e o recebimento da NF-e. Até os procedimentos de faturamento e embarque de mercadorias terão que ser alterados para garantir maior precisão”, conta Colangelo. O redesenho de processos pode ser necessário para resolver inclusive alguns problemas que não existem hoje. O que a empresa pode fazer, por exemplo, se ocorrer um eventual erro na emissão da NF-e ou se, por qualquer motivo, ela não receber a validação necessária do Fisco para determinada nota? São perguntas cuja respostas podem demandar um amplo diagnóstico para que a empresa entenda suas reais carências de adaptação.
Efeito de rede A viabilização dos procedimentos previstos pelo SPED ainda depende de uma série de regulamentações complementares e da definição de alguns pontos hoje em discussão, como ressalta Lucio Colangelo, da Deloitte. Ele chama a atenção para muitas situações específicas vividas pelas empresas, que precisarão ser melhor adequadas à nova realidade. É o caso, por exemplo, dos processos de faturamento baseados em balança – para mercadorias comercializadas em granéis – e das ocasiões em que ocorre divergência entre o valor informado na NF-e e o montante de produtos recebidos. Mesmo assim, Colangelo aposta no sucesso da NF-e e dos programas abrangidos pelo SPED em virtude do que chama de “efeito de rede”: “Quando uma empresa se prepara para adotar a NF-e, ela exigirá que toda a cadeia de organizações da qual ela faz parte passe a agir da mesma forma. Além disso, as empresas que adotarem a NF-e terão uma importante vantagem competitiva, ainda que temporária, sobre as que não o fizerem, já que os clientes darão preferência a transacionar com elas”. Esse efeito de rede pode se dar também dentro das próprias estruturas de governo.
A Receita Federal informa que até as prefeituras poderão se integrar ao SPED, desde que tenham estrutura tecnológica compatível com o sistema, dispensando o contribuinte da declaração do Imposto sobre Serviços (ISS). No âmbito das administrações municipais, já há um projeto desenvolvido pela Prefeitura de São Paulo que, embora não componha o SPED, representa mais um sinal da informatização crescente das relações entre Fisco e contribuinte. Desde o início de junho, os prestadores de serviços da capital paulista podem emitir uma nota fiscal eletrônica em substituição ao documento em papel. Por esse modelo, o tomador do serviço é estimulado a pedir a NF-e para poder converter parte do que paga em ISS em crédito no pagamento do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU). A meta é simplificar o cumprimento das obrigações fiscais e diminuir a sonegação. As soluções pela digitalização e informatização dos procedimentos contábeis têm tudo para serem bem-sucedidas, na visão de Marcelo Natale, da Deloitte: “Há interesses comuns, por parte do Governo e do contribuinte, para garantir agilidade e precisão, otimizando a guarda de documentos. O SPED e a NF-e serão ferramentas fundamentais para o Fisco coibir a sonegação e facilitar a fiscalização”. Quando todos têm a ganhar, a chance de sucesso é muito maior. Nas palavras de Natale, “o melhor fiscal desse projeto é o próprio mercado”.
Um passo a passo da NF-e
Como ficam as relações entre o Fisco e o contribuinte depois da Nota Fiscal Eletrônica: 1) A empresa emissora gera um arquivo eletrônico, assinado digitalmente, contendo as informações fiscais da operação comercial 2) O arquivo é transmitido, via internet, ao Fisco estadual, que faz uma pré-validação do arquivo, devolvendo um protocolo de recebimento 3) Após receber o protocolo, a empresa deverá imprimir o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é uma representação gráfica da NF-e, cuja função é dar cobertura legal ao tráfego de mercadorias. O Danfe contém um código de barras bidimensional, que facilita a captura de informações em postos fiscais, além de um código que permite o acesso à NF-e no site do Fisco Estadual 4) A NF-e é transmitida pela Secretaria da Fazenda para a Receita Federal, que é o repositório nacional de todas as NF-e emitidas, e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda do Estado de destino da operação 5) A empresa compradora pode verificar a autenticidade da documentação consultando diretamente o site do Fisco e, em uma segunda etapa, confirmar o recebimento da mercadoria por meio de uma mensagem eletrônica 6) Após o registro da NF-e, o contribuinte e os órgãos de fiscalização poderão sempre consultar o documento eletrônico pela internet
Quem ganha com as mudanças As vantagens da implantação da Nota Fiscal Eletrônica, na visão dos idealizadores do projeto: Empresa emissora • Redução de custos envolvendo papel, impressão e armazenamento de documentos • Dispensa da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) • Agilização dos trâmites nos postos fiscais de fronteiras interestaduais Empresa receptora • Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias • Oportunidade de planejar a logística de entrega da mercadoria graças à recepção antecipada dos dados da NF-e Fisco • Aprimoramento dos controles fiscais • Menor tempo despendido com ações de auditores fiscais nas instalações do contribuinte • Acesso à informação em tempo real e antes mesmo da ocorrência física da operação • Cruzamento eletrônico de informações Sociedade • Menor impacto ecológico pela substituição das notas em papel • Incentivo ao comércio eletrônico e ao emprego de novas tecnologias • Padronização das relações fiscais no País • Redução do Custo-Brasil Sobre a Deloitte A Deloitte é uma das maiores empresas do mundo na prestação de serviços profissionais de auditoria, consultoria tributária, consultoria em gestão de riscos empresariais, corporate finance, consultoria empresarial, outsourcing, consultoria em capital humano e consultoria atuarial. Fundada em 1845, possui mais de 700 escritórios em quase 150 países, contando com cerca de 135.000 profissionais. No Brasil, onde atua desde 1911, é uma das líderes de mercado e seus mais de 2.700 profissionais são reconhecidos pela integridade, competência e habilidade em transformar seus conhecimentos em soluções empresariais para seus clientes. A Deloitte opera em todo o País, contando com escritórios em São Paulo, Belo Horizonte, Brasília, Campinas, Curitiba, Fortaleza, Joinville, Porto Alegre, Rio de Janeiro, Recife e Salvador. A Deloitte refere-se a uma ou mais Deloitte Touche Tohmatsu, uma verein (associação) estabelecida na Suíça, com suas firmas-membro e suas respectivas subsidiárias e afiliadas. Pelo fato de ser uma verein suíça, nem a Deloitte Touche Tohmatsu, nem suas firmasmembro, possuem quaisquer responsabilidades por atos ou omissões umas das outras. Cada uma das firmas-membro é uma entidade jurídica própria e independente, que opera sob os nomes "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu" ou outras denominações relacionadas. Os serviços são prestados pelas firmas-membro ou suas subsidiárias ou afiliadas e não pela Deloitte Touche Tohmatsu Verein.
